Ilmoitusasetukset (uudet vastaukset ja arvostelut)

Ilmoitussähköpostit uusista kyselyvastauksista ja arvosteluista syntyvät ilmoitussäännöistä, jotka luodaan Ilmoitukset-sivulla. Aloita napsauttamalla profiilikuvaketta vasemmassa alakulmassa, valitse Tilin asetukset ja sitten Ilmoitukset.

Sivulla on kaksi ryhmää:

• Järjestelmäilmoitukset — valmiit hälytykset, jotka ovat olemassa jokaisella tilillä. Niistä valitaan, ovatko ne käytössä ja kuka ne saa.
• Mukautettavat ilmoitukset — itse laaditut säännöt, joilla tietty henkilö saa tiedon tietynlaisesta vastauksesta.

Kummankin ryhmän otsikon vasemmalla puolella on pääkytkin. Sen sulkeminen hiljentää koko ryhmän kerralla muuttamatta yksittäisiä hälytyksiä sen alla, ja se on nopein tapa pysäyttää kaikki ilmoitussähköpostit siksi aikaa, kun vastaanottajat järjestetään uudelleen.

Ilmoitusasetukset ovat organisaatiokohtaisia: ne koskevat koko tiliä, eivät vain yhtä käyttäjää.

Järjestelmäilmoitukset

Nämä hälytykset ovat valmiina. Otsikko näyttää, kuinka moni niistä on aktiivisena, ja jokainen rivi kertoo, mitä hälytys tekee ja kuinka monta henkilöä sen saa:

Vastaanottajia muutetaan napsauttamalla rivin alleviivattua vastaanottaja(t) -linkkiä ja muokkaamalla listaa. Yksittäisen hälytyksen voi sulkea rivin oikeassa laidassa olevasta kytkimestä, jolloin toinen jää päälle.

Viikkoyhteenveto lähetetään viikoittain, eikä lähetysväliä voi muuttaa — se on joko päällä tai pois. Jos tuloksia tarvitaan tätä useammin, luo sen sijaan mukautettu ilmoitus.

Widgetien näyttökvootin hälytys kannattaa pitää päällä. Se on ainoa ennakkovaroitus siitä, että widgetien näyttäminen sivustolla lakkaa, ja se lähtee enintään kerran kuussa.

Mukautettavat ilmoitukset

Tässä ryhmässä luodaan omat säännöt. Jos yhtään sääntöä ei ole vielä luotu, ryhmässä näkyy Ei vielä mukautettavia ilmoituksia ja + Luo uusi ilmoitus -painike.

Luominen käy läpi kolme vaihetta — Laukaisin, Ehdot ja Vastaanottajat — jotka vastaavat kolmeen kysymykseen: mitä tapahtui, mitkä näistä tapahtumista ovat kiinnostavia ja kenen pitäisi saada niistä tieto.

Vaihe 1: Triggeri

Valitse, mihin tapahtumaan ilmoitus reagoi.

Valitse yksi ja napsauta Jatka. Samaa laukaisinta voi käyttää useassa ilmoituksessa, joten yksi vastaus voi tuottaa useamman sähköpostin — esimerkiksi sääntö, joka ilmoittaa tilin omistajalle kaikesta, ja sen rinnalla sääntö, joka ilmoittaa tiiminvetäjälle vain matalista arvosanoista.

Vaihe 2: Ehdot

Ehdot ovat se, mikä pitää ilmoitukset hyödyllisinä eikä meluisina. Ilman ehtoja ilmoitus lähtee jokaisesta kyseisen tyypin tapahtumasta.

Jokainen ehto on rivi muodossa Kun → Kenttä → Ehto → Arvo. Rivit ovat ryhmässä KAIKKI NÄISTÄ, ja ensimmäisen jälkeen jokainen rivi liittyy edelliseen sanalla ja, joten sähköposti lähtee vasta, kun ryhmän kaikki ehdot täsmäävät. Lisää rivejä + Lisää ehto -painikkeella ja poista rivi sen oikeassa laidassa olevasta roskakorikuvakkeesta. Osion oikeassa yläkulmassa oleva laskuri näyttää, montako ehtoa ilmoituksessa on.

Koska ehdot yhdistyvät ja-sanalla, jokainen lisätty ehto saa ilmoituksen laukeamaan harvemmin, ei koskaan useammin. Kaksi ehtoa riittää useimpiin sääntöihin — esimerkiksi Kysely on Asiakas-NPS ja NPS pienempi kuin 7 poimii yhden tietyn kyselyn matalat arvosanat.

Kentät, joiden perusteella voi suodattaa

Kenttälista riippuu valitusta laukaisimesta ja kattaa sekä vastauksen itsensä että sen antaneen kontaktin:

• Vastauksen kentät — Kysely (mistä kyselystä vastaus tuli), Tähdet, NPS, CSAT ja Kommentti. Arvosteluilmoituksissa voi suodattaa myös arvostelun Lähde-tiedon perusteella.
• Kontaktin kentät — Organisaatio, Yritys (Organisaatio), Puhelinnumero, Järjestelmä-ID, Nimi, Etunimi, Sukunimi ja Kontaktilista sekä käytössä olevat omat kontaktikentät ja tagit.

Valikko vierii, joten koko lista kannattaa käydä läpi ennen kuin päättelee, ettei jotakin suodatinta ole.

Käytettävissä olevat ehdot

Vertailut riippuvat kentästä. Numeeriset arvosanat kuten NPS, CSAT ja Tähdet tarjoavat suurempi kuin ja pienempi kuin, joten kynnysarvot kuten NPS pienempi kuin 7 ovat mahdollisia. Kentissä, joilla on kiinteä arvojoukko — esimerkiksi Kysely tai Kontaktilista — valitaan yksi tai useampi arvo, johon ehto täsmää. Tekstikenttiä kuten Kommentti voi verrata sen perusteella, onko niissä sisältöä; näin ilmoitus lähtee vain arvosteluista, joissa on kirjallinen palaute pelkän tähtiarvosanan sijaan.

Täytä Arvo-kenttä ennen jatkamista — ehto, jonka arvo on tyhjä, ei rajaa mitään.

Vaihe 3: Vastaanottajat

Valitse, kuka saa sähköpostin.

• Tilin käyttäjät — hae tilin käyttäjiä ja rastita ne, joille ilmoitus lähetetään. Sähköposti menee siihen osoitteeseen, joka on heidän Trustmary-käyttäjällään. Poista kaikki valinnat tyhjentää valinnat, ja osion oikeassa yläkulmassa näkyy, kuinka monelle henkilölle ilmoitus lähtee.
• Ulkoiset sähköpostiosoitteet — kirjoita osoite ja lisää se painamalla Enter. Näin ilmoituksen saa myös henkilö, jolla ei ole Trustmary-käyttäjää: hyödyllinen yhteisille postilaatikoille kuten [email protected] tai kumppanille ja toimistolle, jonka pitää nähdä palautteet ilman käyttöoikeutta tiliin.

Ulkoiset vastaanottajat saavat pelkän ilmoitussähköpostin — ei käyttöoikeutta tilille eikä mahdollisuutta avata vastausta Trustmaryssä. Jos jonkun pitää vastata asiakkaalle tai tarkastella dataa tarkemmin, kutsu hänet käyttäjäksi.

Tallenna napsauttamalla Luo ilmoitus. Ilmoitus tulee voimaan heti ja koskee tapahtumia, jotka saapuvat tallennuksen jälkeen — olemassa olevia vastauksia ja arvosteluja ei lähetetä takautuvasti.

Ilmoitukset toimitetaan sähköpostilla. Erillistä sovelluksen sisäistä ilmoituslaatikkoa ei ole, joten vastaanottajalista on koko jakelu.

Muokkaaminen, pysäyttäminen ja poistaminen

• Muokkaaminen muuttaa ilmoitusta siitä hetkestä eteenpäin. Jo lähetettyihin sähköposteihin se ei vaikuta.
• Pysäyttäminen kytkimellä lopettaa sähköpostit, mutta sääntö ja sen ehdot säilyvät. Tämä on oikea keino kausiluonteiselle kampanjalle, vapaalla olevalle henkilölle ja säännölle, jonka sulkemista haluaa koettaa ennen poistamista.

Vianmääritys

Ilmoitusta ei tullut.
Tarkista tässä järjestyksessä: ryhmän pääkytkin on päällä, yksittäinen ilmoitus on päällä, tapahtuma täsmää ryhmän kaikkiin ehtoihin, vastaanottaja on vastaanottajalistalla, eikä sähköposti ole päätynyt roskapostiin tai tarjouskansioon. Testattaessa kannattaa muistaa, että ilmoitus kattaa vain tallennuksen jälkeen saapuneet tapahtumat.

Järjestelmäilmoitus lakkasi, mutta mukautetut ilmoitukset toimivat edelleen.
Ryhmillä on omat pääkytkimensä. Tarkista Järjestelmäilmoitukset-otsikon vieressä oleva kytkin — sen vieressä oleva lukumäärä (2/2 aktiivisena) kertoo yhdellä silmäyksellä, onko ryhmässä jotain pois käytöstä.

Ilmoitus tulee myöhässä.
Sähköpostit lähtevät automaattisesti pian tapahtuman jälkeen, tyypillisesti parin minuutin sisällä. Pidemmät viiveet johtuvat yleensä vastaanottavan sähköpostipalvelimen toimitusviiveestä eivätkä säännöstä.

Ilmoituksia tulee liikaa.
Lisää ehto ilmoituksen poistamisen sijaan. Määrää vähentää eniten rajaaminen tiettyyn kyselyyn tai vain mataliin arvosanoihin. Jos useampi henkilö saa hälytyksiä, joille ei tee mitään, jaa yksi laaja ilmoitus kahdeksi tarkemmaksi, joilla on eri vastaanottajat.

Mitään ei tule, vaikka ehdot näyttävät oikeilta.
Ehdot yhdistyvät ja-sanalla. Ilmoitus, jossa on Kysely on Asiakas-NPS ja NPS pienempi kuin 7, ohittaa jokaisen suosittelijan ja jokaisen muun kyselyn. Jos halutaan kattaa kaksi eri tilannetta, luo kaksi ilmoitusta sen sijaan, että ehdot kasataan yhteen.

Yksi tapahtuma tuotti useita sähköposteja.
Se täsmäsi useampaan kuin yhteen ilmoitukseen. Käy ilmoitukset läpi päällekkäisyyksien varalta — tämä on odotettua toimintaa, ei virhe.

Tiimin jäsen lakkasi saamasta ilmoituksia.
Tarkista, että hänen käyttäjänsä on edelleen aktiivinen tilillä ja edelleen vastaanottajalistalla. Käyttäjän poistaminen tililtä poistaa hänet myös jakelusta.

Usein kysytyt

Voiko yksittäisten sähköpostien sijaan saada yhteenvedon?
Kyllä — sitä varten on Joka viikko -järjestelmäilmoitus. Se lähettää viikoittaisen koosteen kerätyistä arvosteluista ja palautteista. Mukautetut ilmoitukset lähettävät aina yhden sähköpostin jokaisesta täsmäävästä tapahtumasta, joten viikkoyhteenveto sopii kokonaiskuvaan ja mukautetut ilmoitukset niihin asioihin, jotka vaativat välittömän jatkotoimen.

Voiko viikkoyhteenvedon lähetysväliä muuttaa?
Ei. Se on viikoittainen, ja ainoat asetukset ovat, onko se päällä ja kuka sen saa.

Voiko ilmoituksia lähettää Slackiin tai webhookiin?
Sähköposti on ainoa ilmoituskanava.

Maksavatko ilmoitukset ylimääräistä?
Ei. Ilmoituksia ja vastaanottajia voi luoda niin monta kuin on tarpeen.

Saako negatiivisesta palautteesta ilmoituksen erikseen?
Kyllä — tämä on yksi yleisimmistä käyttötavoista. Valitse laukaisimeksi Uusi palautevastaus, lisää ehto halutulle kyselylle, lisää NPS pienempi kuin 7 (tai vastaava CSAT- tai Tähdet-kynnys) ja valitse henkilöt, jotka hoitavat jatkotoimet.

Voiko yhden ilmoituksen lopettaa vain itseltään, muihin vaikuttamatta?
Poista oma nimi kyseisen ilmoituksen vastaanottajalistalta. Muille sääntö jää päälle, ja juuri näin se kuuluu tehdä — ilmoituksen sulkeminen hiljentäisi sen koko organisaatiolta.

Päivitetty: 26/08/2026